Blog
27-02-2023
SDS management van gevaarlijke stoffen: het wordt vaak als tijdrovend, complex en arbeidsintensief ervaren. Toch is het belangrijk om een up-to-date Register Gevaarlijke Stoffen in uw bedrijf te hebben, met de juiste en betrouwbare informatie aangaande de stoffen. De Safety Data Sheets (SDS) zijn hiervoor een belangrijke bron van informatie. Maar ondanks dat uw leveranciers wettelijk verplicht zijn om de juiste en volledige SDS-en aan te leveren, blijkt het in praktijk niet altijd even makkelijk om uw register compleet te krijgen en up-to-date te houden. In deze blog presenteren we 5 tips om uw SDS register op orde te krijgen én te houden, zonder inzet van dure en wellicht overbodige SDS management pakketten.
1. Centrale ontvangst van SDS-en
Een simpel maar in onze ogen effectief begin van een up-to-date Register Gevaarlijke Stoffen is een centraal emailadres waar uw leveranciers de SDS-en naar toe kunnen sturen. Het is ook aan te raden om met uw afdeling Inkoop de afspraak te maken dat een chemisch product niet kan worden ingekocht (of de factuur niet eerder wordt betaald) dan na ontvangst van het bijbehorende en meest recente SDS.
2. Kwaliteit van een SDS
Het is belangrijk dat een SDS van goede kwaliteit is en voldoet aan de CLP-verordening (Classification, Labelling and Packaging). Volgens deze verordening moet een SDS aan een aantal criteria voldoen om als voldoende kwaliteit te worden beschouwd. Om te controleren of een SDS voldoet aan de geldende CLP-regelgeving, kunt u zichzelf de volgende vragen stellen:
- Is de SDS gemaakt of bijgewerkt ná 1 december 2010? - Vanaf deze datum gelden nieuwe regels voor het SDS-format.
- Is het format van de SDS correct? - De SDS moet uit 16 rubrieken/hoofdstukken bestaan.
- Is het SDS-type (extended-SDS, SDS-TIUSSC, SDS) duidelijk? - Er bestaan verschillende type SDS-en afhankelijk van de geproduceerde hoeveelheid en de gevaarseigenschappen van de stof.
- Is het product/de stof voldoende geïdentificeerd (bijv. H-zinnen, samenstelling)? - Een SDS met alleen R(isk)-zinnen in plaats van H(azard)-zinnen voldoet niet aan de regelgeving, ook wanneer de uitgifte datum ná 1 december 2010 is.
- Is de leverancier opgenomen in de SDS? - Het is verplicht dat de juiste leverancier op het SDS wordt vermeld. Indien er onveilige situaties ontstaan met de stof of het product, is het van belang dat u de juiste leverancier kunt contacteren.
- Is de SDS in de juiste taal? - In Nederland is het verplicht om een Nederlands SDS beschikbaar te hebben.
Indien u alsnog twijfelt aan de volledigheid of kwaliteit van een SDS, dan kunt u een simpele check uitvoeren met de SDS-check. Deze tool is door de overheid ontwikkeld, gratis toegankelijk en biedt tevens een automatische contactmogelijkheid met uw leverancier.
3. Tijdig vernieuwen van SDS-en
Het is wenselijk dat bedrijven zogenaamde vervaldata hanteren voor binnengekomen SDS-en. Dit betekent dat bedrijven een maximale tijdspanne van bijvoorbeeld 1 jaar aan SDS-en toewijzen om ervoor te zorgen dat de meest recente versie aanwezig is in het systeem. In praktijk zien we dat producten die niet vaak besteld en/of geleverd worden, niet voorzien zijn van het juiste SDS. Door op moment van productlevering, de leverancier te vragen naar bijbehorende SDS bent u verzekerd van de meest relevante SDS die hoort bij uw product voorraad.
4. Extra aandacht voor extended SDS-en conform REACH
Sinds het intreden van de REACH-wetgeving worden er extended-SDS-en verstuurd door leveranciers. Een extended-SDS heeft naast de gebruikelijke 16 hoofdstukken een bijlage met blootstellingscenario’s. Een blootstellingsscenario is de reeks voorwaarden (zowel de operationele voorwaarden als de risicobeheersmaatregelen) waarin wordt beschreven hoe de stof wordt vervaardigd, en hoe de fabrikant de blootstelling van mens en milieu beheerst of downstreamgebruikers aanbeveelt deze te beheersen. Vanaf het moment dat u een extended-SDS ontvangt heeft u 12 maanden de tijd om aan te tonen dat u met de stof werkt volgens de veilig werk instructies van uw leverancier, dit wordt ook wel de ‘use-compliance-check’ genoemd.
5. SDS management uitbesteden of zelf doen?
Er zijn verscheidene aanbieders die bedrijven ontzorgen in het beheren van SDS-en. Naast het feit dat deze diensten relatief kostbaar kunnen zijn, kan het goed zijn dat toch niet alle benodigde informatie wordt aangeleverd. Denk hierbij aan het ontbreken van een exacte ontvangstdatum van een extended-SDS en het risico dat een SDS wordt geleverd van een andere leverancier. Feit is dat je namelijk uitsluitend SDS-en van eigen leveranciers in huis moet hebben, zodat je in risicosituaties snel contact kunt opnemen met de juiste leverancier. Wanneer bedrijven daarnaast een maximale tijdspanne hanteren, kan het risico zich voordoen dat er een verlopen SDS aanwezig is in uw register.
Daarnaast is het goed om te realiseren dat je met dit type dienstverlening vaak nog niet automatisch alle informatie op orde hebt voor het uitvoeren van de risicobeoordeling (conform het 4-stappenplan van de Nederlandse Arbeidsinspectie) om aan de Arbowet te voldoen. Wanneer er bijvoorbeeld een SDS van een product wordt ontvangen, ontbreekt hierin vaak de benodigde informatie per stof in het product. Informatie zoals grenswaarde en dampspanning per stof zijn essentieel om een accurate risicobeoordeling uit te voeren. Deze informatie dient in het geval van uitbesteding zelf worden uitgezocht en toegevoegd.
SDS management & Chemrade
Met bovenstaande tips zet u al enkele belangrijke stappen om zelf grip te krijgen op uw binnenkomende SDS-en. Waar Chemrade zich voornamelijk richt op het register en de risicobeoordeling van gevaarlijke stoffen, zijn er ook mogelijkheden om het platform in te zetten voor efficiënt en up-to-date SDS beheer. Elk product en/of stof kan worden voorzien van de meest recente (alsmede voorgaande) SDS. Door het automatisch uploaden van de SDS-en naar de cloud wordt één omgeving gecreëerd waar u alle SDS-en kunt verzamelen en inzien. Wanneer vervaldata voor SDS-en worden gehanteerd, biedt Chemrade de mogelijkheid om verlopen SDS-en bij te houden met ‘time stamps’ en versiebeheer in de SDS rapportage. Eindgebruiker kan deze informatie gebruiken om SDS-versies te monitoren en vervangen indien nodig.
De Stoffendatabase van Chemrade biedt daarnaast een uitkomst wanneer je mengsels wilt beoordelen waarvan individuele stofeigenschappen onbekend zijn. De full managed Stoffendatabase kan voorzien in up-to-date stoffeninformatie die nodig is voor de risicobeoordeling. Tot slot biedt de rapportagefunctie van Chemrade een uitstekende gelegenheid om een overzicht te creëren van uw SDS huishouden inclusief ontvangstdata, leveranciers en contactgegevens.
Wilt u meer weten over wat Chemrade kan betekenen in uw SDS management en risicobeoordeling van gevaarlijke stoffen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvende demo!